Aprender Rapido: El Control - en administración

Definición de Control:

Controlar es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.

Finalidad del control:

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se planeó, organizó y distribuyó se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la planeación y organización. La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados.

El control es un proceso que guía la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano.

Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta en todo momento. Los puntos estrictamente necesarios en cualquier sistema de control son:

Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.
Un medio para medir la actividad desarrollada.
Un procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijada.
Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

La aplicación de estos conceptos generales y abstractos a situaciones concretas y prácticas dependerá de cada gerente. Los elementos mencionados siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de control, sea en el control de calidad, presupuestario, de producción, de inventario, de personal, etc.

Tipos de Control:

El control en una organización puede ser implementado antes de comenzar una actividad, durante una actividad o al finalizar una actividad. De esta forma es que se clasifica el control, antes, durante y después. Exactamente los tipos de control son:

Control preventivo o anterior a la acción: Intenta prevenir los problemas previstos. Esta dirigido hacia el futuro, la clave es emprender una acción administrativa antes de que se presente el problema. un posible problema que pueda ser visto antes de que suceda, debe tratarse de evitarlo aun antes de que suceda. Lo malo es que estos controles, requieren información oportuna que es difícil de obtener, y esto trae en consecuencia que este tipo de control no sea tan usado.

Control concurrente: Se realiza durante la acción, trata de que el administrador pueda corregir los problemas antes de que el costo de estos llegue a ser demasiado alto. Para hacer este tipo de control se puede recurrir a la supervisión directa debido a que con esta se pueden corregir los problemas a medida que estos surgen.

Control correctivo o posterior a la acción: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable. Lo único malo es que cuando se realice la retroalimentación, el daño ya está hecho.

Un control debe ser eficaz, y para lograr este control, existen ciertos tipos de características. Para una empresa un sistema de control eficaz debe tener gran precisión, para que proporcione datos validos y sea digno de confianza. Otras características de un control eficaz son la oportunidad, donde la información sea oportuna en el momento preciso. La economía se trata de que el sistema de control aporte en realidad buena economía y costos a la empresa. La flexibilidad de un control eficaz le permite ajustarse a casos adversos y se desenvolverse en climas cambiantes. En un control eficaz, la inteligibilidad, ósea debe ser comprensible a los usuarios y un léxico entendible. Los estándares de control deben tener criterios razonables, y deben tener localización estratégica de lugares en las empresas para estos controles.

Otras características de controles eficaces son énfasis en las excepciones, criterios múltiples para los estándares y una acción correctiva que sea sugerida por este sistema de control eficaz.

Otra característica que deben tener los controles eficaces es la ética. Los adelantos tecnológicos en hardware y software han facilitado el proceso de control pero han traído cuestionamientos sobre que tan lejos puede llegar la intromisión de un gerente en la vida de un empleado y de su comportamiento. Para este tema salen tres cuestiones un poco discutidas. Primero que todo la privacidad del empleado, pues es muy descarado que un gerente lea correos electrónicos de sus empleados. También el monitoreo por computadora, un empleado se va a sentir espiado si una computadora graba todos sus movimientos. Y finalmente el comportamiento fuera del trabajo, al empleado no le gustara que la empresa se meta mucho con su vida privada. Toca pensar que es más importante “¿la comodidad del empleado o el control de la empresa?".

Criterios de control:

Requisitos previos de un sistema de control

El control debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u obtienen sus resultados.

Debe anticipar e informar los desvíos a tiempo para emprender la acción correctiva antes de que ocurran desvíos más graves.

Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los cambios del ambiente organizacional.

Debe ser económico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del sistema de control.

Debe indicar la naturaleza de la acción correctiva para que su ejecución concuerde con el plan.

Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas u otros modelos) que permita una rápida visualización y sea de fácil comprensión.

Debe desarrollarse mediante la participación activa de todos los gerentes involucrados.

Cualidades de un sistema de control Y Ejemplos:

Los Sistemas de Control Efectivos Tiende a tener ciertas características Comunes:

Exactitud: un sistema de control que genera información inexacta puede dar como resultado que la gerencia no tome la acción cuando debe o responda a un problema que en realidad no existe. Un sistema de control es exacto es confiable y produce datos validos.
Oportunidad: la información tiene poco valor si esta fuera de tiempo. Por tanto un sistema de control debe proporcionar información oportuna para impedir efectos serios en el desempeño de una unidad.
Económico: un sistema de control debe ser de operación económica. Cualquier sistema debe justificar los beneficios que proporciona con relación a los costos en los que incurre.
Flexibilidad: deben tener la flexibilidad suficiente para ajustarse a cambios adversos o aprovechar nuevas oportunidades.
Compresión: los controles que no pueden ser entendidos por los usuarios no tienen valor alguno, ya que puede producir errores innecesarios, frustrar a los empleados y eventualmente, ser ignorado.
Criterios razonables: las normas de control debe ser razonables y alcanzables, porque de lo contrario no motivan.
Planificación estratégica: la gerencia no puede controlarlo todo en una organización. Los controles deben abarcar actividades fundamentales, operaciones y acontecimientos dentro de la organización. Deben centrarse en sitios en donde las desviaciones ocurren con mayor frecuencia.
Énfasis en la excepción: ya que los gerentes no pueden controlar las actividades deben colocar sus dispositivos de control estratégico donde esos dispositivos puedan resaltar solo las excepciones.
Criterios múltiples: los gerentes y empleados por igual, buscaran dar una buena impresión en los criterios que están controlados. Los criterios múltiples hacen posible evaluaciones de desempeño en el trabajo más exactas.
Acción correctiva: un sistema de control efectivo sugiere que acción debe tomarse para corregir la desviación

Algunos de los procedimientos internos en una empresa

Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las correctas.
Control de asistencia de los trabajadores.
Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.
Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.
Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.
Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.
Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener información de estos.
Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de la empresa.
Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y civiles.
Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los resultados esperados
Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le pueden aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.

El control interno.

El control interno se basa en la protección a través de todos los instrumentos pertinentes, la cobertura adecuada de las posibles contingencias y la verificación de los sistemas de preservación y registro.

Es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas:

Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Ejemplos de un sistema de control efectivo.

Sistema de Control Óptimo de Efectivo (COE): es un software que ha sido diseñado específicamente para ayudar a las entidades financieras en la gestión integral y eficiente de los recursos monetarios (las remesas bancarias) con el fin de maximizar la rentabilidad de su utilización mediante la reducción de gastos, y aprovechando el coste de oportunidad por el mantenimiento de saldos ociosos ocasionados por una gestión imprecisa de los mismos.
Empresa de sistema de seguridad a empresas Wakenhunt: Realiza su control en asistencia y seguimiento de sus empleados mediante un reloj de control de asistencia y sistema control de rondas para guardias de seguridad (rondines). ¿Qué es un reloj de control de asistencia?: es un equipo que permite llevar un registro de la fecha y hora, tanto de entrada como de salida del personal.

Factores de contingencia en el proceso de control.

El entorno condiciona la forma y la estructura de la organización. Los parámetros de diseño es una clasificación de los modos de estructurar las empresas y el entorno condiciona esa estructura.

Hay fundamentalmente 5 factores de contingencia que definen o describen las características del entorno.

Tamaño de la organización
Nivel jerárquico controlado
Grado de descentralización
Estructura organizacional
Importancia de la actividad

No podemos decir que exista una estructura idónea que garantice el éxito. La estructura y su validez dependerán de los factores de contingencia y de la elección de parámetros de diseño que haya elegido al crear la empresa. Ese entorno es cambiante (y tal vez deba modificar esos parámetros). En ocasiones los controles pueden parecer una limitante en los procesos que se realizan dentro de la organización, pues no permiten que las personas actúen con criterio propio en la solución de problemas. Sin embargo, los controles permiten que los empleados tomen en cuenta todos aquellos elementos necesarios para un adecuado desarrollo de sus actividades.

Factores de contingencia en la delegación de procesos

Grandes problemas se presentan cuando nos hacemos las siguientes preguntas:

1. ¿Cuánta autoridad debo delegar?

2. ¿Debo mantener la autoridad centralizada, delegando el menor número de deberes?

3. ¿Qué factores debo considerar para determinar el grado de autoridad a ser delegada?

Preguntas que tienen respuestas en los siguientes puntos:

Tamaño de la organización.
El tamaño de la organización será el punto principal de análisis, a mayor organización mayor es el número de decisiones que deben tomarse y por lo tanto mayor cantidad de delegación para poder hacer efectivas las mismas.

Los gerentes de organizaciones de gran tamaño solo pueden obtener información limitada y generalizada, ya que son dependientes de los responsables de cada uno de los departamentos bajo su dirección.

Importancia del deber o decisión

Este parámetro se puede expresar en términos de costo e impacto sobre el presente y futuro de toda la organización. Se establecen escalas de decisión en la organización y estas serán las pautas de poder de cada uno de los responsables de los diversos departamentos.

Complejidad de la tarea

La complejidad de la tarea a ser delegada, será la que establezca las condiciones de la delegación. A medida que las tareas se vuelven más complejas es necesario un mayor conocimiento y especialización. Las decisiones acerca de estas tareas serán delegadas en expertos.

Cultura organizacional

La cultura organizacional está apoyada en la propia cultura de los mandos y subordinados. Si la Gerencia no tiene confianza en las habilidades de sus subordinados, la autoridad que será delegada tendrá grandes reservas. El resultado de una gestión de ese tipo será limitativa y por lo tanto poco efectivo.

Cualidades de los subordinados

Las cualidades de los subordinados son la última consideración de contingencia. La Delegación requiere subordinados con las técnicas, habilidades e información para aceptar la autoridad y actuar en forma consecuente. Si se carece de estas habilidades e información, el Mando superior no podrá delegar autoridad y por lo tanto no podrá exigir responsabilidad.

Bibliografia.